Aunque era un tema que llevaba coleando unos años, el pasado mes de mayo entró la obligación de registrar las jornadas laborales de todos los trabajadores. Desde Inspección de Trabajo y el Ministerio de Trabajo, dieron un cierto margen de adaptación a las empresas, aunque en todo momento les instaron a comenzar a estudiar el sistema idóneo para sus necesidades internas. Y es que ni la normativa, ni la guía del Ministerio, ni el criterio de Inspección de trabajo ha querido profundizar en el tipo de sistema a implementar. En este sentido, estos documentos han servido poco más que para conocer ciertas peculiaridades del control horario, sin despejar todas las incógnitas que la normativa (por escueta) generaba. En este post, queremos hablar de qué tenemos que tener en cuenta a la hora de escoger un sistema u otro para el control horario.
¿Es legal un sistema manual de control horario?
Como ya hemos comentado con anterioridad un sistema manual, ya sea mediante una tabla excel impresa o de cualquier otra forma es totalmente legal, ya que la normativa no implica el uso de la tecnología en el registro de las jornadas de los trabajadores. Si escogiéramos implantar un sistema manual deberíamos tener en cuenta los siguientes aspectos.
- El registro debe recoger, al menos, la fecha y la hora de cada entrada y salida del trabajador.
- Los registros deben estar firmados por el trabajador. En principio es mejor que cada fichaje quede firmado por el trabajador, aunque también podría realizarse una única firma por día.
- Conviene que los registros queden firmados también por el responsable del trabajador en la empresa. De esta forma la empresa verifica que es consciente de que el registro realizado se atiene al horario convenido.
- Unido a esto último, conviene que la empresa revise los registros horarios para ver que todo está correcto, ya que en caso de inspección, no se podría aducir que el trabajador a fichado erroneamente.
- Aunque la normativa habla exclusivamente del registro de las entradas y salidas, tenemos que tener en cuenta que lo que realmente se debe registrar es el tiempo efectivo de trabajo. En este sentido, las pausas y salidas también deberían quedar registradas.
- No queda claro si inspección de trabajo exigirá originales, pero si que conviene escanear las hojas que incluyan los registros, ya que la normativa obliga a guardarlos al menos 4 años.
- Los registros se han de guardar en el centro de trabajo del trabajador, nunca en la asesoría. Además, si el centro de trabajo del trabajador no se encuentra en la oficina, ya que es móvil o por que realice labores en otro lugar, los registros deberán estar en manos del trabajador.
Por lo tanto, el sistema manual de control horario es totalmente legal, sin embargo, puede que no sea el idóneo para empresas con cierto números de trabajadores o con trabajadores móviles. Además, tenemos que tener en cuenta que el ahorro teórico de no implantar un sistema informático puede que lo perdamos en tiempo de revisión y comprobación de los datos.
¿Qué ventajas aporta un sistema informático de control horario?
Las ventajas de implantar un sistema informático variarán en base a las funcionalidades de la solución escogida. Sin embargo existen unas ventajas que son comunes para todos los sistemas.
- Los registros en el sistema informático no debe ser verificado con la firma del trabajador. Esto es debido a que estos sistemas verifican la identidad del usuario con otros métodos como puede ser la clave personal, la tarjeta de identificación o los datos biométricos.
- La verificación de los registros por parte de la empresa es más sencilla, ya que estos sistemas disgregan los registros por trabajador y días. De esta forma, comprobar que los fichajes se están realizando en base a las órdenes dadas desde dirección es tan sencillo como comprobar los ficheros, sin necesidad de bucear en papel.
- A la hora de contabilizar el tiempo efectivo de trabajo también es más fácil en un sistema informático, ya que es más simple registrar las entradas y salidas del centro de trabajo.
- Respecto a la conservación de los datos, es más fácil y barato guardar datos informáticos que montañas de papel, por lo que esta es otra ventaja de este tipo de sistemas.
En definitiva, es más práctico un sistema informático que un sistema manual de fichaje. Y eso, que única y exclusivamente hemos mencionado las cuatro principales ventajas que comparten todos los sistemas. Lo que tenemos que tener en cuenta es que esta nueva obligación no debería cambiar nuestra forma de trabajar como empresa. Por lo tanto, hay que buscar en el mercado la solución que más se adapte a nuestras necesidades, ya que la organización del trabajo es un pilar principal para una sociedad y si funciona, no conviene cambiarlo más de lo necesario.
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Como desarrolladores informáticos hemos desarrollado una solución completa de control de presencia, pensada no exclusivamente para la obligación del control horario, sino para la gestión total de las jornadas de los trabajadores. Destaca en los siguientes apartados.
- Puede ir vinculada a máquinas de biometría o de tarjetas de proximidad.
- Cuenta con su propia app para los trabajadores móviles puedan fichar desde su smartphone.
- Registra incidencias y las contabiliza como tiempo efectivo de trabajo o no, según como esté parametrizado.
- Cuenta con un módulo de liquidaciones de horas ordinarias y extras. También incluye una bolsa de horas fichadas de más, para su disfrute posterior.
- Gestiona fichas completas de trabajador, con su horario, convenio laboral, turnos, vacaciones y otros aspectos relevantes.
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