Año tras año, la actividad empresarial genera una ingente cantidad de documentación en lo que refiere a las obligaciones tributarias y mercantiles. A efectos legales, existen plazos mínimos para la conservación de documentación empresarial. ¿Cuáles son estos plazos?
¿Qué diferentes plazos conservación de documentación empresarial existen?
Es cierto que el incordio de conservar documentación no es el mismo que hace unos años, ya que la digitalización de las administraciones públicas ha favorecido la presentación digital de la mayoría de las obligaciones tributarias, reduciéndose significativamente el papel. Sin embargo, tenemos que tener en cuenta que los documentos digitales también han de ser conservados. Por ello, nunca está de más tener una backup con toda la documentación en un servidor externo en caso de que suframos un ataque de ransomware. Respecto a los plazos de conservación de documentación empresarial, tenemos que tener en cuenta tres aspectos.
- A efectos mercantiles – Los libros oficiales de contabilidad se deberán conservar, de acuerdo con el Código de Comercio, al menos 6 años desde el último apunte contable del ejercicio.
- A efectos contables y fiscales – La Administración tiene un plazo de 4 años, desde el plazo de vencimiento del impuesto, para comprobar e investigar la situación tributaria de una organización. Por ello, la Ley General Tributaria establece este plazo de conservación para los libros contables, demás documentación y soportes documentales como: programas, archivos informáticos, cualquier tipo de justificante con transcendencia fiscal, etc. Sin embargo, en el caso de existir bases imponibles negativas en el Impuesto sobre Sociedades, el plazo de conservación de toda la documentación derivada, será de cuatro años más la suma del tiempo que transcurra entre que se genera la base negativa hasta que quede compensada en su totalidad. En Bizkaia, este plazo no podrá ser indeterminado ya que actualmente existe un límite temporal de 30 años para compensar las bases negativas. Por último, si existen inmovilizados, las facturas y demás documentación asociada, se conservará durante el plazo de 4 años establecido por la Ley General Tributaria más la suma del tiempo transcurrido en los ejercicios en los cuales se deduzca el gasto de amortización.
- A efectos laborales – Los registros generados por el registro de jornada de los trabajadores se conservarán al menos 4 años tal y como marca el Estatuto de los Trabajadores. Además, estos registros deberán estar físicamente (o ser accesibles) en el centro de trabajo del trabajador. Por otro lado, la documentación referente a infracciones laborales o en la Seguridad Social, tendrá un plazo de 4 años. Por último, si la infracción está relacionada con la Prevención de Riesgos Laborales, la documentación se deberá conservar al menos 5 años.
Prácticamente son estos tres aspectos lo que tenemos que tener en cuenta a la hora de la conservación de documentación empresarial. Sin embargo, siempre conviene buscar el asesoramiento de un profesional. Por ello, os recordamos que en CEESA, ofrecemos servicios tanto de asesoría fiscal como laboral.