Cuando una empresa piensa en digitalizar sus sistemas, la facturación es uno de los primeros procesos por los que suele empezar. Esto es debido a que las ventajas de contar con un programa de facturación son muy amplias para las empresas que lo implementan. ¿Qué ventajas tiene un programa de facturación?
¿Es una buena opción el uso de herramientas ofimáticas para la llevanza de la facturación?
La mayoría de las empresas ya ha digitalizado su facturación y es cada vez más difícil ver facturas en papel. Sin embargo, esta digitalización no es plena pues no está basada en un programa específico de facturación sino en el uso de herramientas ofimáticas básicas como el Excel o Word. Sin embargo, estos sistemas no están desarrollados para esta función y por lo tanto ofrecen ciertas desventajas:
- En empresas con muchas facturas el uso de Word o Excel supone una gran pérdida de tiempo.
- Es difícil mantener la correlación de las facturas al tener que hacerlo de manera manual.
- Se duplica trabajo al tener que imputar datos de clientes que con un programa de facturación van relacionados con las facturas.
- Existe mayor posibilidad de incurrir en errores humanos.
¿Qué ventajas ofrece un programa de facturación ante métodos tradicionales?
Tenemos que partir de que un programa de facturación es una solución desarrollada específicamente para el desarrollo de esa función. Y por lo tanto, cuenta con todas las funcionalidades necesarias para facilitar el trabajo de sus usuarios. Las principales ventajas serían las siguientes:
- La generación de facturas está asociada a bases de datos de clientes y proveedores. De esta forma, los datos fiscales se recogen de esta base de datos, sin necesidad de tener que volver a escribirlos.
- Este tipo de software permite en mayor o menor medida automatizar la facturación de una empresa, mediante envíos programados de facturas por correo electrónico a clientes, generación de facturas periódicas, generación de remesas bancarias, etc.
- El sistema de facturación de un programa de este tipo genera de forma automática facturas correlativas. Por otro lado, también suelen contar con varias series.
- Los programas de facturación también cuentan con un control de los cobros y de los pagos con funciones como diferentes modos de pago, gestión de las fechas de vencimiento, control de impagados, previsiones, que permite a una empresa tener más profesionalizado este proceso.
- Por último, un programa de facturación cuenta con un sistema analítico que permite analizar los datos de las facturas tanto por clientes, productos, etc. Este sistema permite por lo tanto el análisis de rentabilidad en base a la facturación de la empresa.
En definitiva, son soluciones para optimizar el tiempo y tener mejor controlado el proceso de facturar.
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