La solicitud de una copia del Documento Nacional de Identidad es una práctica común en muchos trámites, pero no siempre está justificada. En España, por ejemplo, el tratamiento de datos personales, incluyendo la copia del DNI, está regulado por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
Es decir, esas dos normativas son las que conforman el marco legal que establece que el tratamiento de datos personales debe ser adecuado, pertinente y limitado a lo necesario en relación con los fines para los que se recogen, conforme al principio de minimización de datos (artículo 5.1.c del RGPD).
¿En qué casos es legal solicitar una copia del DNI?
Existen casos en los que una entidad puede pedirnos una copia de nuestro DNI, pero siempre cumpliendo con lo dispuesto en los dos reglamentos antes mencionados. Por ejemplo, la solicitud de una copia del DNI puede estar justificada en situaciones específicas, como:
- Cumplimiento de obligaciones legales: Por ejemplo, en el ámbito laboral, fiscal o sanitario, donde la identificación es necesaria para cumplir con normativas específicas.
- Ejecución de un contrato: Cuando la identificación del cliente es esencial para la prestación de un servicio o la formalización de un acuerdo.
- Consentimiento explícito del interesado: Si la persona ha otorgado su consentimiento informado para el tratamiento de sus datos personales.
En estos casos, la entidad solicitante debe garantizar que la recopilación y el tratamiento de los datos sean proporcionales y no excesivos en relación con la finalidad perseguida.
¿Existe jurisprudencia a la hora de solicitar una copia del DNI?
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha emitido diversas resoluciones que ilustran la aplicación del principio de proporcionalidad en la solicitud de copias del DNI.
- Expediente Nº PS/00003/2021: Se sancionó a una entidad por solicitar una copia del DNI al interesado en el ejercicio de su derecho de acceso, considerándose un tratamiento desproporcionado de los datos personales.
- Expediente Nº EXP202104493: Se multó a una empresa por exigir una fotocopia del DNI a un cliente para tramitar una consulta relativa a movimientos de cuenta, considerándose un tratamiento excesivo de los datos.
- Expediente Nº PS/00413/2021: Se sancionó a una entidad por solicitar la fotografía del DNI del destinatario en la entrega de un paquete, sin necesidad para cumplir la finalidad perseguida, existiendo medios menos invasivos.
Sí nos pueden pedir el DNI pero siempre con una justificación legal
En resumen, la solicitud de una copia del DNI está permitida en España cuando exista una base legal que lo justifique, sin embargo, debe garantizarse que el tratamiento de los datos personales sea proporcional y no excesivo en relación con la finalidad perseguida. Las entidades deben ser conscientes de que la solicitud de copias del DNI no puede ser una medida de aplicación general y sistemática, debiendo establecer protocolos claros que definan los supuestos específicos en los que se considera proporcional y necesaria la obtención de dichas copias.
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